Toplantılarınızı En Verimli Hale Getirin

Etkili bir toplantı için bu yazımızdaki verim artırıcı önerileri dikkate alabilirsiniz.

İş hayatında konsantrasyon sağlamak oldukça zordur. Yapılacak işler listesi zaman zaman uzar gider, yarım kalan projeler çalışanların aklını meşgul eder. Bu esnada gerçekleşen toplantılarda dikkat toplamak daha da zorlaşır. Her çalışana hitap edecek bir dil benimsemek, dikkatleri çekmek ve bu konsantrasyon etkisini sürdürebilmek toplantıyı yapan için de stres kaynağı haline gelebilir. Etkili bir toplantı için verim artırıcı önerileri dikkate alabilirsiniz. Böylece katılımcıların dikkatle dinlediği toplantılar yapabilir, soru ve sorunların üstesinden kolaylıkla gelebilirsiniz. Bu yazımızda etkili toplantılar için ipuçları bulacaksınız.

Toplantı Detaylarını Kontrol Edin 

Toplantı konunuz ne kadar ilgi uyandırıcı, anlatımınız ne kadar cezbedici olursa olsun eğer toplantı odanızda dikkat dağıtacak unsurlar varsa o toplantıdan verim almanız mümkün değildir. Toplantı odasının sessiz olduğundan, yeterince ışık aldığından, dış etmenlerden izole edildiğinden emin olmalısınız. Odanın toplu, temiz, yeterince havadar olmasını sağlayarak katılımcıların konsantre olmasına yardım edebilirsiniz. Masa üstündeki cep telefonlarının ters çevrilmesini, bilgisayarların ve tabletlerin kapatılmasını rica ederek toplantıya başlayabilir, önemli bir konu konuşulurken katılanların dikkatlerinin dağılmasının önüne geçebilirsiniz. Toplantıda herkesin konuşmacıyı gördüğünden, sesin net duyulduğundan emin olmalı ve konuşmacı olarak kendinizi herkesi görebileceğiniz bir yerde konumlandırmalısınız. 

Anlatımınızla Merak Uyandırın 

Toplantı esnasında durağan bir ses tonuyla, uzun cümlelerle konuları anlatmak konuşmayı sıkıcı hale getirebilir. Konuşmanız esnasında “Birazdan bu konuda detaylar vereceğim.” gibi cümlelerle konuşmanın geleceğine dair merak uyandırabilirsiniz. Slaytlar, kısa videolar ve görüntülerle toplantıyı renklendirebilir, küçük esprilerle konuşmanıza biraz daha ilgi çekebilirsiniz. Video ve görsellerin konunuzdan uzak olmamasına, ilgiyi başka yerlere dağıtmamasına dikkat etmelisiniz. Konuşma esnasında ses tonunuzu indirip yükseltmek, dinleyicilerle göz teması kurmak dikkatlerin daha rahat toplanmasını sağlayabilir. 

Hazırlıklı ve Özgüvenli Olun 

Toplantılarda özgüvenli duruşunuz üzerinizdeki dikkatlerin artmasında direkt etkilidir. Konuşmacı ne kadar kendinden emin ve hazırlıklı olursa, dinleyiciler de anlatılanlara o kadar güvenerek kulak verir. Bu nedenle toplantılara yeterince hazırlanmalı, mümkünse güncel bilgileri derlemeli ve örneklerle konuya hakimiyetinizi henüz konuşmanın başında belirterek dinleyicileri ikna etmelisiniz. 

Etkileşime Yer Verin

Uzun toplantılarda, özellikle sürekli tek bir kişi konuşuyorsa dikkat sağlamak ve verimli olmak oldukça zordur. Verimi artırmak adına işe toplantı için bir plan belirleyerek başlayabilirsiniz. İlk 10 dakika konuştuktan sonra etkileşime yer verip ardından yeniden açıklamalarınıza devam edebilirsiniz. Katılımcılar kendilerinin de dahil olduğu sohbetlerde daha rahat dikkatlerini toplayabilir. Onların soru sormasını, yorum yapmasını desteklemek için siz de söz verebilir veya konu hakkındaki düşüncelerini merak ettiğinizi belirtebilirsiniz. 

Zamanın Yönetimini Elinize Alın 

Toplantıdan en yüksek verimi almanın yollarından biri de toplantı saatini iyi ayarlamaktır. Herkesin yorgun olacağı bir saatte gerçekleşen toplantı verimli geçmeyebilir. Toplantı belli bir saat aralığını kapsıyorsa ve odada bir saat bulunuyorsa, mümkünse yalnızca sizin görebileceğiniz bir yerde konumlanmalı. Toplantının planı çerçevesinde bölümlerin uzamamasından emin olmalısınız. Örneğin, giriş için kendinize 5 dakika ayırmış, örnekler ve etkileşim için 10 dakika, detaylı güncel veriler için 10 dakika, sonuç ve sorular için ise 15 dakika vakit belirlemiş ve toplantıya girmiş olabilirsiniz. Ara ara saati takip ederek süreyi olabildiğince planladığınız gibi kullanmaya çalışmalısınız. Bir konu fazlaca uzadıysa, konuyu bir sonraki toplantıda değerlendirmeyi önerebilir ve vakit kaybetmeden diğer gündemlere değinebilirsiniz. 
Toplantı başında konuşulacak konuları özetlemeli, toplantı sonunda yapılması gerekenleri kısaca yeniden hatırlatmalısınız. Toplantı notlarını katılımcılarla paylaşmalı ve herkesin gerekli aksiyonları almak için sahip oldukları süreyi belirtmelisiniz. Bir sonraki toplantıya geldiğinizde bitmesini istediğiniz projeleri özellikle notlamalı, bir anlamda katılımcıları ödevlendirmelisiniz. Böylece toplantıya dikkat vermeleri için katılımcılarınıza da görev vermiş olursunuz.

Kaynak: kuveytturk